Schritt 1
PDF erstellen (wie immer)
Du machst genau das, was du schon immer machst.
Rechnung in Word, Excel oder Pages schreiben. Als PDF speichern. Fertig. Du brauchst keine neue Software, keine Vorlagen, keine Einstellungen ändern.
PDF rein.
E-Rechnung raus.
Dein Ablauf bleibt gleich. Du änderst nur die E-Mail-Adresse. Wir wandeln deine Rechnung um und sagen dir verständlich Bescheid, wenn bei Pflichtangaben oder Summen noch etwas nicht passt.
Drei Schritte. Mehr nicht.
Schritt 2
Per E-Mail an uns schicken
Nur die Adresse ändert sich – und du brauchst ein kostenloses Konto.
- Registriere dich kostenlos bei Einfache-eRechnung.de (dauert ca. 2 Minuten)
- Statt die PDF direkt an deinen Kunden zu schicken, mailst du sie an uns:
postfach@einfache-erechnung.deDer Betreff ist egal. Bitte sende pro E-Mail eine Rechnung als PDF.
Schritt 3
E-Rechnung zurückbekommen
Wenige Minuten später liegt die E-Rechnung in deinem Postfach.
Du bekommst zwei Dateien:
- Die E-Rechnung – eine einzige PDF-Datei, die genau so aussieht wie dein Original. Der Unterschied: Unsichtbar eingebettet ist eine XML-Datei (ZUGFeRD-Format), die dein Kunde automatisch verarbeiten kann.
- Den Prüfbericht – alle erkannten Daten übersichtlich aufgelistet, plus verständliche Hinweise, wenn Pflichtangaben, Formatregeln oder Summen noch nicht passen.
Schau dir ein Beispiel an:
Kurz prüfen, dann an deinen Kunden schicken. Und wenn etwas fehlt, korrigierst du die Originalrechnung in deinem gewohnten Programm und sendest sie danach einfach noch einmal.
Tipp: Falls dein Kunde die E-Rechnung noch nicht verarbeiten kann, funktioniert die PDF trotzdem als herkömmliche Rechnung. ZUGFeRD ist abwärtskompatibel.
Du behältst die Kontrolle.
Jede Ergebnis-Mail enthält einen Prüfbericht mit verständlichen Hinweisen. Sie helfen dir bei typischen formalen Problemen, ersetzen aber keine Rechts- oder Steuerberatung.
Prüfbericht in jeder E-Mail
Jede E-Rechnung kommt mit einem Bericht: erkannte Daten, typische Pflichtangaben, Summen und Format-Hinweise. Lies ihn kurz durch, bevor du die Rechnung weiterschickst.
Klare Hinweise statt Rätselraten
Fehlt etwas Typisches oder passt eine Summe nicht, sagen wir dir in klaren Worten, was du in deiner ursprünglichen Rechnung prüfen solltest. Meist korrigierst du die Originalrechnung und sendest die PDF danach erneut.
Korrektur-Link für Ausnahmefälle
Wenn deine PDF schon korrekt ist und wir nur etwas falsch erkannt haben, kannst du erkannte Daten im Ausnahmefall nachkorrigieren. Der Standardweg bleibt: Originalrechnung anpassen und neu senden.
Klare Hinweise statt Fehlercodes.
Wir sagen dir in der Antwortmail konkret, was passiert ist und ob du eher die Originalrechnung korrigieren oder die PDF einfach noch einmal senden solltest.
Was passiert: Für eine gültige E-Rechnung fehlen Pflichtdaten – z.B. Rechnungsdatum, USt-IdNr. oder andere EN16931-Angaben.
Was du tun kannst: In den meisten Fällen korrigierst du die fehlenden Angaben in deiner ursprünglichen Rechnung und sendest die PDF danach noch einmal. Nur wenn die Angabe im PDF schon korrekt steht, aber falsch erkannt wurde, ist der Korrektur-Link der richtige Weg.
Was passiert: Das PDF ist beschädigt, passwortgeschützt oder technisch nicht lesbar.
Was du tun kannst: Öffne die PDF auf deinem Computer. Falls passwortgeschützt: Entferne den Schutz und speichere neu. Schicke die Datei nochmal als reguläres PDF.
Was passiert: In deiner E-Mail ist kein PDF-Anhang enthalten, ein anderes Dateiformat, oder die Datei ist größer als 10 MB.
Was du tun kannst: Hänge die Rechnung als PDF an und achte darauf, dass die Datei unter 10 MB bleibt. Bei großen Dateien: Verkleinere sie über die Export- oder Komprimieren-Funktion deines PDF-Programms.
Was passiert: Rechnungen werden nur von registrierten E-Mail-Adressen verarbeitet. Du erhältst keine E-Rechnung zurück.
Was du tun kannst: Prüfe, von welcher Adresse du gesendet hast. Nutze deine registrierte Adresse oder registriere die gewünschte Adresse im Konto.
Was passiert: Selten scheitert die Verarbeitung wegen einer technischen Störung auf unserer Seite.
Was du tun kannst: Warte kurz und sende die Rechnung erneut. Falls der Fehler bleibt, melde dich beim Support.
Häufige Fragen
Meistens wenige Minuten. In Stoßzeiten kann es auch mal 10-15 Minuten dauern. Du bekommst die E-Rechnung per E-Mail, sobald sie fertig ist.
Ja, du brauchst ein Konto, um Einfache-eRechnung.de zu nutzen. Aber: Die Registrierung ist kostenlos und dauert etwa 2 Minuten. Du gibst nur deine E-Mail-Adresse an und bestätigst sie.
Dann funktioniert die PDF trotzdem ganz normal als herkömmliche Rechnung. Das ZUGFeRD-Format ist abwärtskompatibel: Sie sieht aus wie ein normales PDF und kann auch so verwendet werden. Zusätzlich ist die XML-Datei eingebettet, die E-Rechnung-fähige Systeme auslesen können.
Ja, für EU-Kunden mit USt-IdNr. funktioniert der Prozess genauso. Für andere Länder gibt es spezifische Regeln – frag uns einfach.
Deine Rechnungsdaten werden verarbeitet und nach 30 Tagen gelöscht. Mehr zu Sicherheit & Datenschutz
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