Häufige Fragen zur E-Rechnung

Im Regelfall ja, wenn du inländische Rechnungen an andere Unternehmen stellst. Die Pflicht kommt aber gestaffelt: Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, für den Versand gelten noch Übergangsfristen. Ausnahmen gibt es zum Beispiel für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Rechnungen über Umsätze von Kleinunternehmern.

Die Pflicht kommt gestaffelt. Seit 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand läuft die Übergangsphase bis Ende 2027; je nach Umsatz greifen strengere Vorgaben schon 2027. Spätestens ab 2028 gilt im inländischen B2B-Regelfall die volle Pflicht.

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Geschäftskunden (B2B). Privatkunden kannst du weiterhin ganz normal eine PDF-Rechnung oder sogar eine Papierrechnung schicken. An deinem Ablauf für Privatkunden ändert sich nichts.

Für Geschäftskunden leider nicht mehr. Ein PDF ist rechtlich keine E-Rechnung, weil es nicht maschinenlesbar ist. Du brauchst ein Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Die gute Nachricht: Mit Einfache-eRechnung.de schickst du uns dein PDF, und wir machen eine E-Rechnung daraus.

Für deine eigenen Rechnungen gibt es als Kleinunternehmer Besonderheiten. Ob in deinem Fall weiterhin eine sonstige Rechnung ausreicht oder eine E-Rechnung sinnvoll ist, hängt vom Rechnungstyp ab. E-Rechnungen empfangen können musst du seit 2025 aber grundsätzlich trotzdem.

Du erstellst deine Rechnung wie gewohnt und schickst sie als PDF per E-Mail an deine persönliche Einfache-eRechnung.de-Adresse. Innerhalb weniger Minuten bekommst du die fertige E-Rechnung zurück – als ZUGFeRD-PDF, das du direkt an deinen Kunden weiterleiten kannst.

Ja, genau dafür ist der Service da. Du kannst deine Vorlage in Word, Excel oder Pages weiter nutzen. Neu ist nur: Statt die PDF direkt an deinen Kunden zu schicken, schickst du sie zuerst an deine persönliche Einfache-eRechnung.de-Adresse.

Du bekommst deine Rechnung als E-Rechnung zurück. Bei ZUGFeRD ist das ein PDF, das genauso aussieht wie deine Original-Rechnung, aber zusätzlich die maschinenlesbaren Daten enthält. Dein Kunde sieht also das gewohnte PDF, und sein System kann die Daten automatisch verarbeiten.

Meistens wenige Minuten. In Stoßzeiten kann es auch mal 10-15 Minuten dauern. Du bekommst die E-Rechnung per E-Mail, sobald sie fertig ist.

Dann bekommst du klare Hinweise statt technischer Fehlercodes. Wir sagen dir, ob typische Pflichtangaben fehlen, Formatregeln nicht passen oder Summen unplausibel sind. In den meisten Fällen korrigierst du die Originalrechnung in deinem gewohnten Programm und schickst sie danach einfach noch einmal. Die Hinweise helfen dir bei typischen formalen Problemen, ersetzen aber keine Rechts- oder Steuerberatung.

Oft ja – wenn deine Rechnung als digital erzeugte PDF mit Textebene vorliegt und die nötigen Angaben enthält. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsbeschreibung, Beträge und Steuersätze. Das Layout ist dir überlassen.

Wir brauchen digital erstellte PDFs mit Textebene – also Rechnungen, die du in Word, Excel, Pages oder einem anderen Programm erstellt und als PDF gespeichert hast. Nicht verarbeiten können wir:

• Eingescannte Papierrechnungen (auch wenn sie als PDF vorliegen)
• Abfotografierte Rechnungen
• Handgeschriebene Rechnungen
• Passwortgeschützte oder stark verschlüsselte PDFs
• Bilddateien (JPG, PNG) – nur PDF-Format

Leider nein. Gescannte Dokumente sind im Grunde Bilder – auch wenn sie als PDF vorliegen. Unser System braucht maschinenlesbaren Text, um die Rechnungsdaten zu extrahieren. Wenn du deine Rechnungen bisher auf Papier schreibst und dann einscannst, müsstest du auf eine digitale Vorlage umsteigen (z.B. Word oder Excel).

Nein. In der Regel reicht es, wenn du E-Mails senden und empfangen kannst. Ob Gmail, Outlook, GMX oder dein Firmenpostfach: Du brauchst normalerweise keine neue Software.

Beide sind gültige E-Rechnungsformate. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten – sieht aus wie eine normale Rechnung und lässt sich maschinell verarbeiten. XRechnung ist reines XML ohne PDF-Ansicht, wird vor allem von Behörden verlangt. Für die meisten Geschäftskunden passt ZUGFeRD besser. Mehr erfahren

Ja, in vielen Fällen. ZUGFeRD und XRechnung sind Standardformate, die von vielen Buchhaltungs- und Kanzleisystemen unterstützt werden. Für deinen Steuerberater ist das in der Regel leichter weiterzuverarbeiten als eine reine PDF.

Viele Empfänger können ein ZUGFeRD-PDF wie eine normale PDF öffnen und lesen. Wenn dein Kunde für seinen Prozess ein bestimmtes Format oder einen bestimmten Übermittlungsweg verlangt, solltest du das vorab klären. Für Behörden und manche größeren Organisationen kann zum Beispiel XRechnung oder ein Portal vorgeschrieben sein.

Die Rechnungs- und Kerndatenverarbeitung unseres Dienstes erfolgt in Deutschland bzw. in der EU. Wir nutzen dafür unter anderem Server bei Hetzner in Deutschland. Alle Details zu Sicherheit & Datenschutz

Deine Rechnungen werden zur Erbringung des Dienstes verarbeitet. Zugriff haben nur die Systeme und Dienstleister, die wir dafür einsetzen, und in Ausnahmefällen unser Team, wenn du uns im Supportfall einbeziehst. Wir nutzen deine Rechnungsinhalte nicht für Werbung oder fremde Zwecke. Rechnungs- und Kerndaten der Konvertierung löschen wir in der Regel nach 30 Tagen; Details und Ausnahmen findest du in der Datenschutzerklärung.

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Du kannst Einfache-eRechnung.de 30 Tage mit vollem Zugang und allen Features kostenlos nutzen. Danach sind aktuell zwei Tarife vorgesehen: Standard für 9,90 €/Monat zzgl. MwSt. und Pro für 29 €/Monat zzgl. MwSt. Beide Tarife enthalten alle Features und unbegrenzte Rechnungen. Pro enthält zusätzlich Prioritäts-Verarbeitung und priorisierten Support.
Ein kostenpflichtiger Tarif beginnt nicht automatisch, sondern nur, wenn du ihn aktiv auswählst oder buchst. Falls die technische Zahlungsabwicklung im Einzelfall noch nicht bereitsteht, informieren wir dich vorher. Auf unserer Preisseite findest du die Details.

Für den vollen Zugang brauchst du ein Konto. Damit kannst du Einfache-eRechnung.de 30 Tage kostenlos mit allen Features testen.
Wenn du nur einmal eine PDF-Rechnung ausprobieren willst, kannst du außerdem die kostenlose Einmal-Konvertierung ohne Konto nutzen.

Du bekommst eine Nachricht mit dem Grund – zum Beispiel, wenn eine typische Angabe fehlt oder Werte nicht zusammenpassen. Meist korrigierst du die Originalrechnung in deinem gewohnten Programm und schickst die PDF danach einfach noch einmal. Wenn die PDF schon korrekt ist und nur etwas falsch erkannt wurde, ist der Korrektur-Link der Ausnahmeweg.

Für Rechnungen an EU-Kunden gibt es je nach Fall zusätzliche steuerliche und formale Besonderheiten. Wenn du solche Rechnungen regelmäßig schreibst, klär den konkreten Fall am besten vorab mit deinem Steuerberater. Wenn du unsicher bist, frag uns einfach, ob der Ablauf für deinen Fall passt.